外贸信函的例文

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外贸信函的例文

例一:150 Kensington RoadBrooklyn,New York 12②,N.Y.③June 10 1985例二:Established 1900TELEPHONE:CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS:CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOIS CODES USED:March 16 1982 ALL CODESRENTLEYS PREFERRED注:实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。中间大写的是公司名称芝加哥信封公司和公司所在地伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号。左边的细小字(Telephone)是电话号码,Ref.No(等于Correspondence Reference No.)是信件编号,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为索引号码。右边的细小字(Cable Address)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有ENVELOPE CHICAGO二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。(Codes Used)即使用电讯密码簿。(All Codes,Rentlevs preferred)即在所有密码簿中,请选用(Rentley)密码簿。例三:17.Philpot Lane,London,E.C.①3,25 April,1991写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为2ndMay,1995按美国习惯是May 2,1995。(3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。如:Messrs.Allen & Son(1919)Pty,Ltd.,155,Flinders Lane,Melbourne,C.①1.AustraliaMarch 16,1991Messrs.Smith & James,Inc.500 Norton Bldg.Seattle 4,WashU.S.A写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。(4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼,相当于中文书信敬启者,例如:Dear Sir Dear sirs,Dear Madam,Dear Ladies,Gentlemen: Dear Mesdames,Dear Sir and Madam,Ladies and Gentlemen:在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是Gentlemen(美国式)和Dear sirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在称呼前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如Dear Mr.Small。在这里,Dear Sirs就相当于中文信件的敬启者之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为亲爱的先生。另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在Dear Sirs之后,通常用,号,而美国式Gentlemen之后,则应用:号。(5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个C,即礼貌(Courtesy)、简洁(Conciseness)、明了(Clarity)、正确(Correctness)和完整(Completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合一事一信的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。(6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是:Yours truly(你的真诚的),Yours sincerely(你的忠诚的)Yours faithfully(你的忠实的),等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用Yours most Cordially(你的最真诚的)或Yours respectfully(你的恭顺的)等。(7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如:Yours truly,FIDELITY TRADING CO.ING.(签 名)H.B.HaslehurstGeneral ManagerVery truly yours,I.T.INPORMATION(签 名)Director hose M.NetVery truly yours,UNITED EXPORTERS COMPANY(签 名)Max de HesVery truly yours,LEWERS & COOKE,LIMITED(签 名)E.W.TwelmeyerPurchasing DepartmentVery truly yours,STERN,MCRGENTHAU& CO.,INC.(签 名)Edward N.MegayMachinery Division在商贸英文书信中,即使是对认识的收信人,也要签上全名,即使信是打印的,也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的,这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外,有的信还要注明收发信编号,载入特别注意事项,如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等(当然这些都不是必需的,可视情况而定。),都有其固定的位置。如下图:发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称 呼书信主题正 文结 尾签 名附 件

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