办公室秘书的电话礼仪

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办公室秘书的电话礼仪

OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您公司有极佳的印象。

■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。

■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。

■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。

■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:对不起,请问您是哪位?

■ 要转告正在接待客人的人有电话时,最好不要口头转达,可利用纸条传递口信,这样不仅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

■ 听不清楚对方说话的内容时,最好不要犹豫,应立即将状况明确告知对方,请对方给予改善。

■ 如果电话突然发生故障导致通话中断,此时务必换另外的电话再拨给对方,向对方解释清楚。

■ 挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已挂断电话,才能放下听筒。

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